Právě se nacházíte: Home / Fakturace net návody /
Elektronická faktura ISDOC formáty elektronické výměny datElektronická faktura ISDOC je defakto standard pro elektronickou fakturaci mezi firmami, který byl vytvořen sdružením SPIS. K čemu je to dobré použít
Dnes je používán k elektronické fakturaci především formát PDF, HTML, XML. Toto umožňuje zobrazit fakturu tak, jak by vypadala na papíře a lze jej tak snadno i vytisknout. Nevýhodou formátu je, že není vhodný pro automatizované import do ekonomických systémů. Proto vznikl formát ISDOC – můžete jej doplnit i o elektronický podpis a v kombinaci s kvalifikovanými certifikačními autoritami i snadno tak ověřovat původ faktury. Elektronickou fakturu pak lze snadno odeslat e-mailem, vystavit na Internetu nebo přenést na flashce. Jak vypadá formát ISDOC?ISDOC je založen na standardech a tak se nejedná o "formát vytvořený na koleně". Vychází ze standardu UBL a doplňuje jej o česká specifika (např. zálohový daňový doklad, ...). Technicky se jedná o XML formát podepsaný XML podpisem (XMLSignature). Standardně má příponu
Když chcete někomu poslat papírovou fakturu, musíte ji vytisknout, odnést na poštu a poslat. Po doručení příjemci je nutno fakturu ručně opět přepsat do ekonomického systému. Tento proces může trvat i několik dní, přináší s sebou další náklady a také mnoho možností pro chyby či podvody. Prvním impulsem ke změně na poli elektronické fakturace byl určitě zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty, §26, odst. 4. Ten poprvé umožnil vést, doručovat a archivovat daňový doklad i v elektronické podobě zcela bez existence jeho papírové verze. S tímto zákonem souvisí §2, písm. h) zákona č.227/2000 Sb. o elektronickém podpisu, který posunul na stejnou úroveň elektronický a ruční podpis.
Po zavedení nutné legislativy firmy nezahálely a začaly posílat faktury elektronicky ve formátu PDF. Výhodou tohoto formátu je, že jej každý snadno otevře, fakturu lze snadno vytisknout a komunikace je již elektronická. Technicky se tím náklady na tisk a zpracování dokladu přesunuly z odesílatele na příjemce – nutnost ručního přepisu do ekonomického systému stále trvá – každá faktura vypadá trošku jinak a tak formát PDF není vhodný pro automatizované zpracování. Proto vzniklo mnoho pokusů o elektronickou fakturu s jasným popisem struktury (např. EDI). Nicméně žádný z nich nebyl vhodný pro masové použití. Jejich nevýhodou je složitější nasazení a podporují je pouze větší informační systémy. Jsou zcela nepoužitelné v případech, kdy druhá strana žádný ekonomický systém neprovozuje, tj. domácnosti či malí živnostníci. Neuspokojivá situace vedla členy Sdružení Pro Informační Společnost (SPIS, www.spis.cz) k dohodě na jednotném formátu ISDOC pro elektronickou fakturu. Výrobci ekonomických systémů, několik velkých společností a také Ministerstvo financí slíbili, že budou formát ISDOC podporovat do konce roku 2009. Co to je ISDOC?ISDOC je nový formát elektronické faktury založený na XML.
ISDOC je formát, který vychází z mezinárodního standardu UBL 2.0 (Universal Business Language), ale rozšiřuje jej o česká specifika (např. daňový zálohový doklad). Technicky se jedná o XML soubor, který obsahuje všechna data a je možné jej doplnit o elektronický podpis (využívá standard XML podpisu – XMLSignature). Standardně má příponu Jaké jsou výhody formátu ISDOC?
Jeho velkou výhodou je základ v současných nejpoužívanějších standardech (XML, XMLSignature, UBL 2.0) a využívá elektronický podpis, který je uznáván českými zákony. Protože formát samotný neřeší způsob přenosu, zůstavá velmi jednoduchý. Výměna dokumentů ISDOC bude probíhat e-mailem, přes webové stránky na internetu nebo přes nově vznikající datové schránky. Proč by se měl zrovna tento formát uchytit? Kromě již zmíněné široké dohody mezi důležitými hráči a jeho jednoduchosti nesmíme také zapomenout na jeho snadné použití pro uživatele. Nemusíte nikde podepisovat žádné smlouvy či řešit složité technické propojení. Prostě jen zašlete e-mailem soubor s fakturou. Dokonce jej můžete posílat i bez elektronického podpisu. Byla také vytvořena jednoduchá čtečka ISDOCReader, která umožňuje soubor prohlédnout i v případě, že váš systém tento formát nepodporuje – použití je pak shodné s PDF a doklad můžete i vytisknout. Základní kameny formátu (XML a XML podpis) jsou snadno přístupné pro vývojáře v téměř každém programovacím jazyce a programátor se tak zabývá jen strukturou daného dokumentu. Navíc všichni ocení jeho jednoduchou strukturu a čitelnost i bez složitých nástrojů. Brzy se objeví rozšíření pro další systémy jako je váš internetový obchod či software pro poskytovatele internetu. I uživatel se základní znalostí XML bude moci dávkově vytvářet faktury a dále je zpracovávat. Elektronický podpis je vhodné kombinovat s elektronickým časovým razítkem. Pokud do faktury zapíšete datum, kdy byla vytvořena a podepíšete ji, není možné dokázat, že tehdy opravdu existovala. Datum je totiž součástí obsahu dokumentu, který můžete před podpisem libovolně měnit. Proto vzniklo elektronické časové razítko – vezmete dokument a necháte jej orazítkovat. Součástí razítka je pak i datum a lze tedy prokázat existenci dokumentu. Jednou z otázek k řešení je archivace elektronických dokumentů. Tu buď za vás zajistí přímo ekonomický systém nebo postačí i prostá složka na disku. Je také možné použít speciální archivační systémy, které řeší možnost vypršení platnosti certifikátu. Na druhou stranu zákon vyžaduje archivovat účetní dokumenty 5 až 10 let, čímž se omezuje nutnost archivací. Je také potřeba zmínit, že finanční úřad ověřuje pravost dokladu jeho párováním s doklady druhé strany. Fakt, že je faktura podepsaná, tedy ještě nemusí znamenat, že doklad mají v účetnictví obě strany. NevýhodyFormát ISDOC má samozřejmě i nevýhody. Jednou z nich je, že neřeší samotný proces přenosu. Při použití e-mailu tak není možné prokázat doručení, a pokud nepoužijete elektronické časové razítko, nemůžete prokázat ani datum existence dokumentu. Na druhou stranu u papírové faktury obvykle také nemáme doklad o převzetí či notářské ověření, že jste fakturu skutečně vystavili. Formát ISDOC se bohužel specializuje jen na formát faktury, nikoliv však na navazující dokumenty jako je objednávka či výdejka. Na druhou stranu vychází z formátu UBL, který tyto dokumenty definuje, a tak rozšíření formátu nebude problém. Otázkou také je, kdy bude možné tento formát běžně používat. Řada výrobců slíbila podporu do konce roku 2009. Doufejme, že se ostatní brzy připojí. Než se tak stane, je možné s fakturou ve formátu ISDOC zasílat současně i jeho PDF variantu a nebo použití čtečky ISDOCReader. Ta bohužel podporuje jen operační systémy Microsoft Windows, a tak jej uživatelé alternativních systémů Mac OS X či Linux budou moci použít jen s obtížemi. To samé platí i o mobilních zařízeních.
Utilita ISDOCREADER je volně šiřitelná aplikace, která dovoluje po nainstalování na počítač se systémem windows používat formáty .isdoc a .isdocx o mnoho komfortněni než bez ní. Po instalaci se totiž provede automatická asociace tohoto programu se zmíněnými příponami což znamená, že pokud zaklikáte kdekoliv na soubor .isdoc tak se na jeho prohlížení zavolá ISDOCReader. Při zpracování příchozích souborů ISDOC v organizaci si můžete vybrat z několika scénářů. Ten nejjednodušší je, že si elektronické faktury necháte posílat jako přílohu e-mailem. Jakmile Vám přijde takový mail, uložíte soubor .isdoc nebo .isdocx z přílohy na konkrétní místo na lokálním disku a z tohoto místa jej pak importujete do systému ABRA do agendy Dokumenty. Jakmile je soubor zaarchivován ve tvaru, jak Vám přišel tak pokračujete na dokumentu tlačítkem „Zpracovat“. To spustí průvodce pro import došlé faktury a případně vygenerování platebního příkazu. Druhou možností je zautomatizování příjmu souborů ISDOC pomocí utility ISDOCREADER. Ta oproti první variantě přinese tu výhodu, že v emailu (či kdekoliv jinde) stačí poklepat na přílohu a otevře se rovnou prohlížeč ISDOCREADER. V něm typicky zkontrolujete zda je faktura pro vás, tedy zda je pro vaši firmu, je na očekávanou částku, předmětem faktury je co jste si objednali a také, zda elektronický podpis dokladu je v pořádku. Pokud je tedy vše v pořádku, stačí stisknout v nahoře v liště nástrojů tlačítko „Exportovat dokument“ na klávese „CTRL+E“ a při správně nastavené konfiguraci se faktura předá ke zpracování přímo do systému ABRA Gx. To znamená, že faktura se automaticky vloží do agendy dokumenty a současně je automaticky odstartováno její zpracování jako došlé faktury, při kterém se automatika typicky zastaví na možnosti zadat další data, která ze souborů ISDOC nelze získat, jako středisko, zakázka, obchodní případ atd. Jak nastavit správně ISDOCReader se dozvíte dále. Třetí možností zpracovávání dokladů ISDOC je zřízení speciálního emailového účtu např. fakturace@mojefirma.cz, na kterou když někdo pošle mail s příloho ISDOC, je díky automatizačnímu serveru systému ABRA Gx tako schránka periodicky vybírána a pokud maily vyhovují pravidlům, jejich přílohy jsou automaticky importovány do agendy dokumenty a dále podle nastavení. Variantou tohoto postupu je, že faktury k vám nepřicházejí emailem ale nějakou jinou cestou např. ČS Faktura 24, Datové schránky atd. V tom případě stačí zřídit nějaký adresář na lokálním či síťovém disku a využít opět výhod automatizačního serveru. Ten tentokrát nevybírá poštovní schráku ale pravidelně kontroluje soubory ve stanoveném adresáři a všechny přišlé, splňující předpoklady, opět automaticky importuje a v daném adresáři poté smaže. Externí odkazy
|
 |
|
|
FUNKCE -
