Účetní knihy

Účetní jednotky, které vedou účetnictví ve zjednodušeném rozsahu, nemusí vést knihu analytických účtů a knihu podrozvahových účtů. Deník a hlavní kniha jsou však závazné i pro účetní jednotky vedoucí účetnictví ve zjednodušeném rozsahu. Účetní knihy jsou upraveny v § 13 zákona o účetnictví (563/1991 Sb. v platném znění).

Deník

V deníku (denících) jsou účetní zápisy uspořádány z hlediska časového (chronologicky). Každá účetní jednotka může vést buď jeden deník nebo více deníků. Jestliže účetní jednotka vede pouze jeden deník, tak jsou v něm zaúčtovány všechny účetní doklady v daném účetním období, tak jak šly časově za sebou. Většina větších účetních jednotek však vede pro větší přehlednost více deníků. Každý deník je veden pro danou účetní oblast, např. deník bankovního účtu, deník vydaných faktur, deník přijatých faktur… V každém deníku by měly být o každém účetním dokladu uvedeny základní údaje (tj. číslo daného účetního dokladu, jeho krátký slovní popis, datum vystavení účetního dokladu, účtovací předpis - čísla účtů stran MD/DAL a částka).

Hlavní kniha

V hlavní knize jsou účetní zápisy uspořádány z hlediska věcného (systematicky). Hlavní kniha zahrnuje syntetické účty podle účtového rozvrhu, které obsahují minimálně tyto informace:

• zůstatky účtů ke dni, k němuž se otevírá hlavní kniha
• souhrnné obraty strany MD a DAL účtů, alespoň za kalendářní měsíc, vybrané účetní jednotky denně (tato novelizace platí od 1. ledna následujícího roku)
• zůstatky účtů ke dni, ke kterému se sestavuje účetní závěrka (účetní výkazy v Excelu pro účetní období 2009 si můžete stáhnout.  

Účetní jednotky nesmějí zřizovat účty mimo účtový rozvrh a účetní knihy. Všechny účetní zápisy v hlavní knize jsou zachyceny souvztažně a podvojně.

Analytické účty

Analytické účty účetní jednotky vytvářejí v rámci syntetických účtů, podrobněji tedy zachycují účetní zápisy v hlavní knize. Analytické účty zajišťují členění syntetických účtů podle potřeb účetní jednotky. Peněžní částky v knihách analytických účtů musí odpovídat příslušným souhrnným peněžním částkám obratů nebo zůstatků syntetických účtů, k nimž se tyto účty vedou. I v knihách analytických účtů se užije vyjádření v peněžních jednotkách (nelze použít pouze měrných jednotek či vyjádření množství). Částky samozřejmě navazují na syntetické účty.

Podrozvahové účty

V knihách podrozvahových účtů se uvádějí účetní zápisy, které se neprovádějí v deníku nebo hlavní knize. Na těchto účtech se sledují důležité skutečnosti nutné pro posouzení majetkoprávní situace účetní jednotky. Účtuje se v účtových skupinách 75 až 79. Na podrozvahových účtech se sleduje např. najatý majetek v leasingu, zástavní práva, odepsané pohledávky do jejich zániku, pohledávky nebo závazky z opcí…

Kdy se účetní knihy otevírají?

Otevírání účetních knih je upraveno v § 17 zákona o účetnictví. Není-li stanoveno jinak, tak účetní jednotky otevírají účetní knihy

• ke dni vzniku povinnosti vést účetnictví,
• k prvnímu dni účetního období,
• ke dni vstupu do likvidace,
• ke dni následujícímu po dni zpracování návrhu na rozdělení likvidačního zůstatku nebo ke dni následujícímu po dni zpracování zprávy o naložení s majetkem podle zvláštních právních předpisů,
• ke dni, kterým nastanou účinky rozhodnutí o úpadku nebo ke kterému nastanou účinky rozhodnutí soudu o přeměně reorganizace v konkurs,
• ke dni následujícímu po dni, kterým nastanou účinky zrušení konkursu,
• ke dni, kterým nastanou účinky schválení reorganizačního plánu,
• ke dni následujícímu po dni, kterým nastanou účinky splnění reorganizačního plánu,
• ke dni následujícímu po dni, kterým nastanou účinky splnění plánu oddlužení, nebo
• ke dni, který pro sestavení zahajovací rozvahy stanoví zvláštní právní předpis.

Kdy se účetní knihy uzavírají?

Uzavírání účetník knih je upraveno v § 17 zákona o účetnictví. Není-li dále stanoveno jinak, účetní jednotky uzavírají účetní knihy

• ke dni zániku povinnosti vést účetnictví,
• k poslednímu dni účetního období,
• ke dni předcházejícímu dni vstupu do likvidace,
• ke dni zrušení bez likvidace s výjimkou přeměn společností nebo družstev,
• ke dni předcházejícímu dni, kterým nastanou účinky rozhodnutí o úpadku nebo ke kterému nastanou účinky rozhodnutí soudu o přeměně reorganizace v konkurs,
• ke dni, kterým nastanou účinky zrušení konkursu,
• ke dni předcházejícímu dni, kterým nastanou účinky schválení reorganizačního plánu,
• ke dni, kterým nastanou účinky splnění reorganizačního plánu,
• ke dni, kterým nastanou účinky splnění plánu oddlužení, nebo
• ke dni, ke kterému stanoví povinnost uzavřít účetní knihy nebo sestavit účetní závěrku zvláštní právní předpis.